Le marché du travail vit actuellement une réelle transformation. Après une année 2020 où le télétravail a été la règle, le retour au bureau en 2021 a pris un tout autre sens. Depuis, nombre d’entreprises repensent la manière de travailler et le travail hybride s’impose de plus en plus comme la nouvelle forme d’organisation à privilégier.
Le travail hybride pourrait être défini comme la conjugaison entre travail au bureau et travail à distance. Il séduit les employés qui y voient plus d’autonomie et l’opportunité de mieux équilibrer vie personnelle et vie professionnelle. Pour les employeurs, il permet de réinventer le bureau comme un espace d’échanges et de rencontres et de gagner en productivité.
S’il comporte de nombreux avantages, le mode hybride doit s’accompagner d’une réelle adaptation de l’entreprise et de ses équipes pour conserver une manière de travailler identique que l’on soit sur place ou à la maison.
Comment bien gérer son temps et celui de son équipe lorsque l’on passe au travail hybride ? La réponse dans cet article.
Gérer le mode hybride en équipe
Avant toute chose, force est de constater que le travail hybride ne peut s’organiser de la même façon pour toutes les entreprises dans tous les secteurs. Chaque département, chaque équipe, gèrera donc le passage au travail hybride à sa manière.
Que l’on fixe des jours de présence constants ou que l’on permette une certaine flexibilité, à chacun de définir ce qui est le plus adapté à son domaine. Il convient pourtant de compartimenter les tâches selon les journées en présentiel et celles en distanciel.
La présence au bureau favorise les interactions sociales et renforce l’esprit d’équipe. C’est le moment idéal pour organiser les réunions d’équipe, les brainstormings, les projets collaboratifs et toute autre tâche qui requiert créativité et innovation, souvent facilitées par le coworking.
Le travail à distance, quant à lui, permet une meilleure concentration et une certaine autonomie dans les missions à accomplir. Il peut alors être consacré aux activités individuelles comme la rédaction d’un dossier ou d’un rapport, la relation clientèle ou le travail de veille.
Quelle que soit l’organisation choisie, il est primordial de garder un mode de communication ouvert, d’assurer la cohésion d’équipe et d’utiliser les bons outils.
Quels outils privilégier pour passer au travail hybride ?
Offrir une expérience cohérente aux employés afin de garder l’efficacité des équipes demande de mettre en place une boîte à outils optimale au bureau comme à la maison. Chaque lieu de travail apporte une plus-value différente et le lien entre présentiel et distanciel peut aujourd’hui être maintenu grâce aux fournisseurs de solutions de collaboration.
- Repenser et équiper les espaces de travail
En présentiel, les tâches ne peuvent être identiques à celles réalisées à la maison. La présence au bureau doit donc apporter une valeur ajoutée à la notion de travail.
Pour réussir cette transformation, les entreprises sont tenues de réinventer les lieux de vie professionnelle. Salles de réunions appropriées à la collaboration, bureaux partagés et flex office ou nouveaux lieux de détente permettant de créer du lien. Le bureau place dorénavant l’humain au centre des relations.
Selon la plateforme Talkspirit – et son livre blanc dédié au sujet – le travail hybride suppose aussi de « connecter l’espace de travail physique à l’espace de travail digital : c’est ce que l’on appelle le travail phygital ». Cela signifie de rendre identique la manière de travailler entre présentiel et distanciel.
L’accès à l’information se doit d’être facilité pour éviter les pertes de temps ou les erreurs de décision, ce que les réseaux sociaux d’entreprise – telle que la plateforme citée – facilitent grandement.
- Des outils qui facilitent le travail à distance
Outre Dropbox et autre Clouds déjà démocratisés, d’autres solutions existent pour faciliter la collaboration à distance. permet notamment de créer et conserver des fichiers sur une même plateforme. L’application Basecamp se présente comme une boîte à outil tout-en-un qui facilite la gestion de projets et centralise les discussions, les documents et les deadlines à respecter. Côté Réseau Social d’entreprise, Jamespot regroupe les principaux besoins d’une équipe : messagerie, édition de documents, visio, gestion des tâches … un seul espace qui se présente comme un intranet complet dédié à la gestion de projets et la communication interne.
Pour la gestion des tâches quotidiennes, l’outil Trello permet d’organiser ses projets à l’aide de tableaux et de répertorier les tâches sous forme de cartes. Moins connue, TickTick n’en est pas moins performante et multifonction et offre une gestion avancée des tâches quotidiennes.
La Suite Google – Google Workspace – propose également une série d’outils et de logiciels de productivité destinés aux professionnels. Pour comprendre ce qu’elle recouvre et utiliser efficacement ses outils, Doxa Formation accompagne les professionnels dans l’apprentissage de cet outil collaboratif avec une formation de 2 jours, en intra-entreprise ou en accompagnement individuel.
- Oser la digitalisation de l’entreprise
Dans un monde du travail en pleine (r)évolution, il est plus que nécessaire pour les entreprises de réussir leur digitalisation.
Pour acquérir les fondamentaux, construire une stratégie de transformation et déployer un plan d’actions ad-hoc, Doxa Formation propose une formation sur deux jours accessible et innovante afin d’obtenir toutes les clés pour réussir sa transformation digitale.
5 techniques pour mieux gérer son temps et gagner en productivité
Que l’on soit à distance ou au bureau, pour être productif il ne s’agit pas de travailler plus dur mais de travailler plus intelligemment. Pour autant, la relation au temps n’est pas identique pour tous et maîtriser les techniques de gestion du temps peut être un vrai défi.
Outre les formations proposées par Doxa Formation pour organiser son temps et celui de son équipe, voici quelques conseils réalistes à appliquer chez soi ou sur son lieu de travail :
- Planifiez et soyez organisé
Mettre en place une « to-do list » au début de chaque journée pourrait vous permettre de l’optimiser et de la rendre productive. Attention cependant à ne pas surestimer vos capacités en établissant une liste interminable qui créerait l’effet inverse.
Planifiez donc vos tâches selon chaque moment de la journée. La mission la plus difficile pourrait être prévue en début de matinée, sa réalisation boostera votre motivation et votre productivité. Les actions les plus simples peuvent être gardées pour les moments où votre énergie est plus basse, souvent aprés le déjeuner ou en milieu d’après-midi
- Respectez vos horaires
À la maison ou au bureau, être productif ce n’est pas passer le plus de temps possible au travail mais tirer le meilleur parti du temps imparti.
Mettez en place une certaine routine de travail car une journée structurée apporte de la stabilité. Les habitudes mises en place en entreprise peuvent être conservées à domicile : prendre une vraie pause déjeuner ou marquer une transition entre travail et vie privée vous offre une meilleure Qualité de Vie au Travail.
- Offrez-vous des pauses
Programmer des vrais moments de détente dans la journée permettrait d’augmenter la productivité de 20% selon l’OMS. Que ce soit une micro sieste de 10 à 20 minutes ou un appel téléphonique à un ami permet à votre cerveau de se reposer.
Évitez la fatigue mentale en vous octroyant des moments de repos. Si vous avez l’habitude de prendre un café avec un collègue en milieu de matinée, faites de même à la maison. Quitter votre ordinateur des yeux vous permet également d’éviter la fatigue visuelle. Enfin, bouger et marcher stimule votre organisme et participe à la diminution du stress. Prenez donc l’air pour vous vivifier !
- Dites non au multitâche
La tentation est grande – surtout en télétravail – de mener de front plusieurs activités à la fois. Á domicile, ne mélangez pas obligations professionnelles et personnelles. Au bureau, apprenez à dire non aux collègues qui vous sollicitent, avec bienveillance et en utilisant votre intelligence émotionnelle.
Procédez donc de manière séquentielle. Si chaque tâche nécessite un degré de concentration différent, tenter de tout gérer de front risque de dégrader la qualité de votre travail. Terminez une action avant d’en commencer une autre et organisez-les par ordre de priorité.
- Dites oui à la déconnexion
Si nous avons tous un smartphone connecté à notre boite email professionnelle, grande est la tentation de rester hyperconnecté. Respectez vos horaires de travail et différez vos activités pour garantir votre équilibre et protéger votre santé. Le droit à la déconnexion, intégré à la « Loi Travail » depuis 2016, s’applique plus que jamais avec le travail hybride.
Offrez-vous la possibilité de ne pas vous connecter. Éteignez votre téléphone professionnel en dehors de vos heures de travail, laissez votre ordinateur à la maison lorsque vous partez en week-end ou déjeuner tranquille à l’heure de la pause lunch. Vous déconnecter vous permet aussi de vous reposer et donc de gagner en efficacité.
Pour aller plus loin, tirez parti de nos formations :
Le changement de paradigme lié à cette nouvelle organisation du travail peut paraître colossal pour les managers d’aujourd’hui. Nos formations peuvent vous permettre de découvrir de nouvelles richesses dans la transformation qui s’instaure. Pensez-y et faites appel à nos experts !
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