Contexte
Objectifs pédagogiques
Programme de formation
Informations complémentaires
Contexte
Le logiciel Outlook peut être un outil puissant d’aide dans l’organisation de ses missions. Encore faut-il connaître ses fonctionnalités et bien les utiliser. Cette formation a cette objectif et s’applique à toute version du logiciel égale ou supérieure à 2010.
Profils intervenant
Expert, coach certifié à l’accompagnement professionnel personnalisé, validé par l’équipe DOXA sur sa capacité à transmettre leur savoir et développer des comportements efficients.
Sessions
INTRA (présentiel ou à distance) :
Accompagnement individuel (présentiel ou à distance) :
- Toute l’année
- Toute l’année
Accessible aux personnes en situation handicap.Objectifs pédagogiques
- Appréhender les bases de l’outil de messagerie Outlook
- Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien
- Automatiser le tri et le classement des emails
- Créer des tâches et les suivre
- Gérer ses rendez-vous, ses réunions et ses invitations à partir de son agenda
- Partager son calendrier
- Gérer efficacement les contacts
- Créer des tâches et les suivre
Programme de formation
1ère demi-journée
S’INITIER AUX BASES D’OUTLOOK
- Être à l’aise avec l’interface d’Outlook (Ruban, onglets, menus…)
- Personnaliser son interface pour gagner du temps : ruban, favoris…
- Comprendre les 4 composants d’Outlook : messagerie, calendrier, tâches et contacts
- Diagnostiquer son usage actuel d’Outlook : bonnes pratiques, points d’amélioration
BIEN GÉRER SA MESSAGERIE
- Maîtriser l’envoi des messages : créer un message, renvoyer un message, rappeler un message, insérer une pièce jointe, afficher l’aperçu, distinguer les différents champs, utiliser les options d’envoi et de suivi…
- Gérer les messages reçus : les consulter, distinguer messages lus et non lus, répondre et transférer, consulter une pièce jointe, imprimer le contenu d’un email
- Classer les courriers dans Outlook : Créer des dossiers, créer des règles pour ses mails, effectuer une recherche dans sa boîte de réception, utiliser les actions rapides, gérer les courriers indésirables
- Configurer sa messagerie : intégrer un message en absence, archiver ses messages
2ème demi-journée
UTILISER LE CALENDRIER
- Accéder au calendrier, afficher une date ou un élément
- Personnaliser l’affichage de son calendrier
- Créer un rendez-vous ou un événement
- Gérer les événements
- Créer une réunion et gérer les participants et les ressources de la réunion, supprimer une réunion
- Convertir un message en rendez-vous
- Répondre à une invitation
- Programmer une alarme
- Utiliser le partage de calendrier
AMÉLIORER LA GESTION DES CONTACTS
- Comprendre le gain de temps et d’efficacité d’une bonne utilisation
de l’annuaire de contacts - Créer, classer, afficher, imprimer les contacts
- Gérer les différents carnets d’adresses
- Créer une liste de distribution
- Rechercher un contact
ORGANISER SES ACTIVITÉS PAR LA GESTION DES TACHES
- Utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches : s’affecter une tâche, affecter une tâche…
- Répondre à une demande de tâche
- Suivre l’avancement d’une tâche
- Créer une tâche périodique
Informations complémentaires
Prérequis
- Aucun
- Apports de concepts et de techniques clés
- Apports d’outils et de méthodologies opérationnelles
- Mise en situation et feedback
- Ateliers de travail et pédagogiques
- Travail sur des cas pratiques et sur des problématiques de participants
- Tableau blanc, paperboard, vidéoprojecteur dans chaque salle
- Plan d’action individuel
- Test de positionnement en entrée et en sortie de formation
- Attestation de fin de formation
Référence :
Durée :
Prix :
