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Améliorer sa performance avec Outlook
Contexte
Objectifs pédagogiques
Programme de formation
Informations complémentaires
Contexte
Vous cherchez à gagner en efficacité professionnelle au quotidien ? Outlook n’est pas qu’un logiciel de bureautique, il peut être un véritable allié dans votre organisation et vos méthodes de travail. Découvrons comment.
Sessions
INTER (présentiel ou à distance) :
- 17 janvier 2025
- 27 mars 2025
- 30 mai 2025
- 04 juillet 2025
- 13 septembre 2025
- 15 octobre 2025
- 13 novembre 2025
INTRA (présentiel ou à distance) :
- Toute l’année
Accompagnement individuel (présentiel ou à distance) :
- Toute l’année
Accessible aux personnes en situation handicap.
Objectifs pédagogiques
- Appréhender les bases de l’outil de messagerie Outlook
- Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien
- Automatiser le tri et le classement des emails
- Créer des tâches et les suivre
- Gérer ses rendez-vous, ses réunions et ses invitations à partir de son agenda
- Partager son calendrier ; gérer efficacement les contacts
Programme de formation
Demi-journée 1
MAITRISER LES BASES D’OUTLOOK
- Etre à l’aise avec l’interface d’Outlook (Ruban, onglets, menus…)
- Personnaliser son interface pour gagner du temps : ruban, favoris…
- Comprendre les 4 composants d’Outlook : messagerie, calendrier, tâches et contacts
- Diagnostiquer l’usage actuel d’Outlook par la stagiaire : bonnes pratiques, points d’amélioration
BIEN GERER SA MESSAGERIE
- Maîtriser l’envoi des messages : créer un message, renvoyer un message, rappeler un message, insérer une pièce jointe, afficher l’aperçu, distinguer les différents champs, utiliser les options d’envoi et de suivi…
- Gérer les messages reçus : les consulter, distinguer messages lus et non lus, répondre et transférer, consulter une pièce jointe, imprimer le contenu d’un email
- Classer les courriers dans Outlook: Créer des dossiers, créer des règles pour ses mails, effectuer une recherche dans sa boîte de réception, utiliser les actions rapides, gérer les courriers indésirables
- Configurer sa messagerie : intégrer un message en absence, archiver ses messages
- Mettre en place des règles de lecture et de réponse aux mails.
ORGANISER SES ACTIVITES PAR LA GESTION DES TACHES
- Utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches : s’affecter une tâche, affecter une tâche…
- Répondre à une demande de tâche
- Suivre l’avancement d’une tâche
- Créer une tâche périodique
Demi-journée 2
UTILISER LE CALENDRIER
- Accéder au calendrier, afficher une date ou un élément
- Personnaliser l’affichage de son calendrier
- Créer un rendez-vous ou un événements
- Gérer les événements
- Créer une réunion et gérer les participants et les ressources de la réunion, supprimer une réunion
- Annuler et/ou supprimer une réunion.
- Convertir un message en rendez-vous
- Répondre à une invitation
- Programmer une alarme
- Utiliser le partage de calendrier
AMELIORER LA GESTION DES CONTACTS
- Comprendre le gain de temps et d’efficacité d’une bonne utilisation de l’annuaire de contacts
- Créer, classer, afficher, imprimer les contacts
- Gérer les différents carnets d’adresses
- Créer une liste de distribution
- Rechercher un contact.
ADOPTER DES REGLES DE TRI ET D’ARCHIVAGE
- Faire le point sur ses pratiques actuelles.
- Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d’archivage.
- Utiliser les règles de tri automatique.
- Créer des réponses automatiques pour les mails répétitifs.
- Retrouver un message classé dans les dossiers.
Informations complémentaires
Prérequis
- Aucun
Moyens pédagogiques
- Apports théoriques illustrés par des cas pratiques
- Apports méthodologiques
- Trucs et astuces adaptées aux situations des participants
Matériel pédagogique
- Tableau blanc, paperboard, vidéoprojecteur dans chaque salle
Modalités d’évaluation
- Plan d’action individuel
- Test de positionnement en entrée et en sortie de formation