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1 jour
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À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION ?
Le logiciel Outlook peut être un outil puissant d’aide dans l’organisation de ses missions. Encore faut-il connaître ses fonctionnalités et bien les utiliser. Cette formation a cette objectif et s’applique à toute version du logiciel égale ou supérieure à 2010.
Profils intervenant
Expert, coach certifié à l’accompagnement professionnel personnalisé, validé par l’équipe DOXA sur sa capacité à transmettre leur savoir et développer des comportements efficients.
A qui s'adresse cette formation ?
- Apports de concepts et de techniques clés Apports d’outils et de méthodologies opérationnelles Mise en situation et feedback Ateliers de travail et pédagogiques Travail sur des cas pratiques et sur des problématiques de participants
Les objectifs de la formation
- Appréhender les bases de l’outil de messagerie Outlook
- Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien
- Automatiser le tri et le classement des emails
- Créer des tâches et les suivre
- Gérer ses rendez-vous, ses réunions et ses invitations à partir de son agenda
- Partager son calendrier
- Gérer efficacement les contacts
- Créer des tâches et les suivre
Programme :
- 1ère demi-journée
S’INITIER AUX BASES D’OUTLOOK
- Être à l’aise avec l’interface d’Outlook (Ruban, onglets, menus…)
- Personnaliser son interface pour gagner du temps : ruban, favoris…Comprendre les 4 composants d’Outlook : messagerie, calendrier, tâches et contacts
- Diagnostiquer son usage actuel d’Outlook : bonnes pratiques, points d’amélioration
BIEN GÉRER SA MESSAGERIE
- Maîtriser l’envoi des messages : créer un message, renvoyer un message, rappeler un message, insérer une pièce jointe, afficher l’aperçu, distinguer les différents champs, utiliser les options d’envoi et de suivi…Gérer les messages reçus : les consulter, distinguer messages lus et non lus, répondre et transférer, consulter une pièce jointe, imprimer le contenu d’un email
- Classer les courriers dans Outlook : Créer des dossiers, créer des règles pour ses mails, effectuer une recherche dans sa boîte de réception, utiliser les actions rapides, gérer les courriers indésirables
- Configurer sa messagerie : intégrer un message en absence, archiver ses messages2ème demi-journée
UTILISER LE CALENDRIER
- Accéder au calendrier, afficher une date ou un élément
- Personnaliser l’affichage de son calendrier
- Créer un rendez-vous ou un événement
- Gérer les événements
- Créer une réunion et gérer les participants et les ressources de la réunion, supprimer une réunion
- Convertir un message en rendez-vous
- Répondre à une invitation
- Programmer une alarme
- Utiliser le partage de calendrier
AMÉLIORER LA GESTION DES CONTACTS
- Comprendre le gain de temps et d’efficacité d’une bonne utilisation de l’annuaire de contacts
- Créer, classer, afficher, imprimer les contacts
- Gérer les différents carnets d’adresses
- Créer une liste de distribution
- Rechercher un contact
ORGANISER SES ACTIVITÉS PAR LA GESTION DES TACHES
- Utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches : s’affecter une tâche, affecter une tâche…Répondre à une demande de tâche
- Suivre l’avancement d’une tâche
- Créer une tâche périodique
Informations complémentaires
Prérequis
- Aucun
Moyens pédagogiques
- Apports de concepts et de techniques clés Apports d’outils et de méthodologies opérationnelles Mise en situation et feedback Ateliers de travail et pédagogiques Travail sur des cas pratiques et sur des problématiques de participants
Modalités d’évaluation
- Plan d’action individuel Test de positionnement en entrée et en sortie de formation
Sanction
- Attestation de fin de formation
Financement :
Cette formation est éligible aux financements OPCO, CPF et Pôle Emploi. Nous vous accompagnons dans vos démarches administratives. Contactez-nous pour étudier les options de prise en charge.
Date et lieux :
Référence
OUT01
Durée
1 jour (7 heures)
Prix
Nous contacter
Référence
OUT01
Durée
1 jour (7 heures)
Prix
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