Animer une réunion à distance

Jour 1

COMPRENDRE LES SPECIFICITES DE LA REUNION DE TRAVAIL A DISTANCE

• Définition et enjeux du travail à distance
• Atouts et contraintes
• Les risques liés à l’éloignement
• Les attentes particulières des participants

PREPARER SA REUNION A DISTANCE POUR GAGNER EN EFFICACITE

• Comprendre le contexte de la réunion, sa finalité et ses objectifs
• Définir la durée de la réunion à distance et la fréquence des réunions le cas échéant
• Recueillir les informations
• Fixer l’ordre du jour
• Préparer la logistique, les supports et outils adéquats
• Maîtriser les outils de réunion à distance et leurs différentes fonctionnalités d’animation
• Adapter sa stratégie de communication

CONDUIRE ET ANIMER SA VISIO REUNION AVEC AISANCE

• Accueillir les participants : donner le ton dès les premières secondes
• Faire des tests avec les participants
• Utiliser les micros et vidéos à bon escient dans la réunion
• Partager des documents
• Informer sur le cadre de la réunion : les objectifs de la réunion, les étapes, le timing, le déroulement du plan étape par étape
• Travailler en groupe et en sous-groupes
• Maîtriser les bonnes pratiques de la formation à distance

ETRE UN ANIMATEUR LEADER A DISTANCE

• Créer un modèle de leadership adapté pour assurer sa présence à distance et favoriser l’adhésion
• Renforcer son charisme et sa présence via les technologies de communication
• Rythmer son discours pour donner de l’impact à son message : dynamiser sa voix
• Faire vivre son intervention par le langage non verbal
• Scénariser et dynamiser son espace

Jour 2

BOOSTER LA DYNAMIQUE DE GROUPE

• Susciter l’adhésion et la participation
• Faire avancer les débats
• Stimuler et gérer la discussion à distance
• Respecter et faire respecter le timing et les objectifs de la réunion
• Savoir gérer un public difficile
• Pratiquer l’écoute active : savoir questionner et reformuler
• Comprendre les signes non verbaux du groupe à distance
• Savoir reformuler les points clés, synthétiser pour conclure
• Etablir un plan d’action

S’APPROPRIER LES TECHNIQUES CREATIVES POUR COLLABORER ENSEMBLE AVEC LES OUTILS DIGITAUX

• Brainstorming (recherche créative de solutions en réunion)
• Mind Mapping (Technologie associative)
• Chapeaux de Bono (Technique analogique)
• Tableaux blancs
• Applications de gestion de projet partagé à réaliser en synchrone à distance

ENGAGER L’EQUIPE DANS L’ACTION

• Rédiger un compte-rendu et répartir les missions
• Le communiquer aux participants
• S’assurer de la mise en application du plan d’action