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Durée:  1 jours (7 heures)
public Public:  Tout public
public Disponible en: 
Intra-entreprise
Acompagnement individuel
public Objectifs pédagogiques: 
  • Appréhender les bases de l’outil de messagerie Outlook
  • Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien
  • Automatiser le tri et le classement des emails
  • Créer des tâches et les suivre
  • Gérer ses rendez-vous, ses réunions et ses invitations à partir de son agenda
  • Partager son calendrier
  • Gérer efficacement les contacts
  • Créer des tâches et les suivre
Présentiel
ou à distance
Bureautique

Maitriser OUTLOOK

EXC01

Contexte

Le logiciel Outlook peut être un outil puissant d’aide dans l’organisation de ses missions. Encore faut-il connaître ses fonctionnalités et bien les utiliser. Cette formation a cette objectif et s’applique à toute version du logiciel égale ou supérieure à 2010.

Dates sessions INTER (Paris 2ème arrondissement)

Formation réalisée uniquement en INTRA entreprise

Tarifs session INTRA

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Prérequis

Aucun

Programme de formation

1ère demi-journée
S’INITER AUX BASES D’OUTLOOK
  • Etre à l’aise avec l’interface d’Outlook (Ruban, onglets, menus…)
  • Personnaliser son interface pour gagner du temps : ruban, favoris…
  • Comprendre les 4 composants d’Outlook : messagerie, calendrier, tâches et contacts
  • Diagnostiquer son usage actuel d’Outlook : bonnes pratiques, points d’amélioration
BIEN GERER SA MESSAGERIE
  • Maîtriser l’envoi des messages : créer un message, renvoyer un message, rappeler un message, insérer une pièce jointe, afficher l’aperçu, distinguer les différents champs, utiliser les options d’envoi et de suivi…
  • Gérer les messages reçus : les consulter, distinguer messages lus et non lus, répondre et transférer, consulter une pièce jointe, imprimer le contenu d’un email
  • Classer les courriers dans Outlook : Créer des dossiers, créer des règles pour ses mails, effectuer une recherche dans sa boîte de réception, utiliser les actions rapides, gérer les courriers indésirables
  • Configurer sa messagerie : intégrer un message en absence, archiver ses messages
2ème demi-journée
UTILISER LE CALENDRIER
  • Accéder au calendrier, afficher une date ou un élément
  • Personnaliser l’affichage de son calendrier
  • Créer un rendez-vous ou un événements
  • Gérer les événements
  • Créer une réunion et gérer les participants et les ressources de la réunion, supprimer une réunion
  • Convertir un message en rendez-vous
  • Répondre à une invitation
  • Programmer une alarme
  • Utiliser le partage de calendrier
AMELIORER LA GESTION DES CONTACTS
  • Comprendre le gain de temps et d’efficacité d’une bonne utilisation
  • de l’annuaire de contacts
  • Créer, classer, afficher, imprimer les contacts
  • Gérer les différents carnets d’adresses
  • Créer une liste de distribution
  • Rechercher un contact
ORGANISER SES ACTIVITES PAR LA GESTION DES TACHES
  • Utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches : s’affecter une tâche, affecter une tâche…
  • Répondre à une demande de tâche
  • Suivre l’avancement d’une tâche
  • Créer une tâche périodique

Moyens pédagogiques

  • Apports de concepts et de techniques clés
  • Apports d’outils clés et de méthodologies opérationnelles
  • Mise en situation et feedback
  • Ateliers de travail et pédagogiques
  • Travail sur des cas pratiques et sur des problématiques de participants

Matériel pédagogique

  • Tableau blanc, paperboard, vidéoprojecteur dans chaque salle

Modalités d'évaluation

  • Plan d’action individuel
  • Test de positionnement en entrée et en sortie de formation